まず、これだけあれば回ります。最低ラインの3つです。
- 【最低ライン】次の連絡時刻が、毎回入っているか
- 【最低ライン】約束した時刻には、進展がなくても何か出すと決めているか
- 【最低ライン】復旧見込みは、言えないときは「未定」と書くと決めているか
ここから先は、あると報告の質が上がる項目です。
中身について
- 「除外できたこと（原因ではないと確認できたもの）」を書く欄があるか
- 迂回策の欄があり、無いときは「現時点ではありません」と書けるか
- 確度の低い原因の推測を、外向きの報告に書かないと決めているか
- 相手が非エンジニアのとき、技術用語を避けた言い方に置き換えているか
- 謝罪が一言で収まり、回を追うごとに長くなっていないか
間隔について
- 影響の大きさごとの報告間隔の目安が決まっているか
- 状況が変われば、約束の時刻を待たずに出してよいと決めているか
- 報告が負担になったとき、間隔を延ばす相談をすると決めているか
長期化に備えて
- 自分がいつまで対応できるかを、限界の前に申告すると決めているか
- 翌日に持ち越すときの文面を用意しているか
- 中間報告を、あとで振り返りに使えるよう時系列で残しているか
全部そろっていなくて大丈夫です。最低ラインの3つ、とくに「約束した時刻には必ず何か出す」さえ守れていれば、報告としては十分に機能します。
この内容は記事「障害が長引くときの中間報告｜復旧見込みが立たないときの伝え方」のチェックリストです。印刷してそのままお使いいただけます。 ／ 無料ツール一覧へ